甘肃兴陇工程监理咨询有限公司
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对资料整理的一点体会

在实际工作中往往会发生这样的事:某工作出现质量问题,施工单位的原始记录不完整或涉嫌虚假,需要监理方面出具相关资料,便于采取相对应的措施,可是监理方面资料也不完整。又比如某工程施工中出现问题,监理做了大量工作,但施工单位盲目且野蛮施工,结果发生质量问题,追究责任时监理方面却拿不出书面材料,一切工作均只停留在口头,最后还要受处理。类似这样的问题还很多,我们从这些实际情况不难看出,资料和档案管理对监理企业同样重要。我从事监理工作的几年,对此深有感触,所监理工程由于施工单位素质低下,经常发生扯皮事件。结合自己的工作和实际,谈一下监理企业资料和档案管理的重要性,以及如何进行管理。

《建设工程管理条例》 明确提出, 监理单位是工程质量主体之一,对工程质量终身负责,如果在工作中监理原因造成重大工程质量事故,应当依法追究刑事责任。而监理资料和档案既是监理内部管理的工具,也是监理被检查的自我保护依据,同时又是监督承包商按合同要求办事的依据。因此,管理好监理资料和档案,不但是监理工作的需要,更是责任所在。如果监理资料和档案不足或不准确,就是对工程质量的不负责任,是监理工程师的失职。

监理资料和档案工程监理过程中逐步积累起来的, 工程规模和工期、技术复杂程度都决定了监理资料和档案的多少。因此必须有专人具体负责管理,那么,到底如何进行管理呢?

一、建立监理机构内部责任制和工作制度

1、由于监理过程和环节复杂,没有制度就做不好这项工作。根据监理资料产生于监理过程的特点,制定“谁接收,谁负责”的监理资料管理制度是适宜的。因此监理机构内部必须分工明确,分清工作的职责范围,这样责任也就清楚了。

2、同时还要有监理人员替换交接制度,确保岗位始终有人,工作有人管,日记有人记,做到监理资料连续、完整。

3、另外还应把监理资料的记录和管理纳入人员绩效考核范围,从个人负责的监理资料质量,来评估监理人员的工作质量,如果再与经济挂钩,效果会更好。

二、明确监理资料和档案的分类

1、概论性记录

根据工程计划及实际完成的工程, 逐步说明工程的进度和相关事项。包括会议记录、监理日志、报表、监理月报、天气记录、现场指令、指示、监理工程师通知、影响工程的其他事项等。

2、工程计量与内务支付记录

包括所有的计量及付款资料,如计量结果、变更工程的计量、价格调整、索赔、月付款等计量基础资料。

3、质量控制资料

包括材料检验记录、现场施工旁站和巡视记录、工序验收记录、隐蔽工程检查记录、整改工程检查记录等。

4、竣工记录

包括所有的验收资料和竣工图纸, 按实际说明原有状态和有关的操作指示文件。

三、明确监理资料和档案的内容

由于内容较多,而且大部分没什么难度,按照监理规范和施工规范控制,不容易出问题,在此重点谈一下概论性记录的内容。

1、会议记录:指各类会议记录,都必须由监理整理、保管。

2、监理日志、报表:监理人员所负责的工地及其职责范围内的主要工作都应记录,如一天中的主要工作、进度、质量、所用人员和机械、材料、拖延和工作质量低劣情形,重大决定、存在问题和指令、承包商的请示、发生问题解决的办法、与工程有关的特殊问题、业主巡视工地的意见和指示等。

3、监理月报:包括工作概况、工程进度、工程质量、工程费用及支付情况、工程延误及主要原因、存在问题或困难、重要纠纷和争论、异常天气情况等

4、天气记录:发生工期延误,处理时间和财务索赔时的重要依据。

5、现场指令、指示、监理工程师通知:应当以正式书面形式表达,此外,口头指示均应做好记录,最好配有照片,以免事后无图片依据无法查证。并应得到正式确认其方式和时间,同时做好收发文记录,避免遗失或承包人以没收到为理由不执行。

6、其他:包括业主、施工单位的通知或报告,函件。

7、影像资料:随着工程进度应不断的保留每个施工阶段的图片资料,以便对各阶段的施工情况核查,并对监理公司资料库是一种充实。可以留作企业宣传用。

四、确保及时整理,真实完善,分类有序

作为资料,很多具有较强的时效性,错过了这个时间就没有价值了。特别是规定具体时间的指令性文件,因此必须及时整理,及时保存。作为档案,真实性为第一要素,完整性为其基本要求。前面已经论述了监理资料和档案的重要性,正是它的重要性决定了监理资料要及时整理,真实完善,分类有序,便于保管和查询。对于资料员已经保管的资料,如借阅需办理借阅手续,资料员负责回收。

  总之,要做好监理资料和档案管理工作,在提高监理人员素质的基础上,对其重要性一定要认识到位,思想上要高度重视。通过完善管理责任制,勤于检查督促,一定会取得效果,工程结束后就会留下有价值的监理资料和档案。


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